Utilisation des logiciels de bureautique en entreprise ou à distance : comment choisir le bon outil ?

Les avantages et les inconvénients des différents logiciels de bureautique 

Microsoft Office 

Microsoft Office est la suite de logiciels de bureautique la plus couramment utilisée en entreprise. Elle offre des fonctionnalités avancées pour la création de documents (word), telles que la prise en charge des macros VBA, des styles de texte et des graphiques en 3D (avec powerpoint). Ou encore la création de tableaux, de calculs automatisés, de plannings, de graphiques (avec excel). Elle est également compatible avec une large gamme de formats de fichiers et dispose d'une intégration étroite avec d'autres logiciels Microsoft, tels que Outlook pour la gestion des contacts et de votre agenda et OneDrive pour les stockages des données dans le Cloud en toute sécurité. Cependant, Microsoft Office peut être coûteux pour les petites entreprises, et la version en ligne peut manquer certaines fonctionnalités avancées accessibles sur la version de bureau.

G Suite 

G Suite est un ensemble de logiciels de bureautique en ligne offerts par Google, tels que Google Docs, Sheets et Slides. G Suite offre une collaboration en temps réel ce qui permet de travailler à distance avec ses collaborateurs, et une intégration étroite avec d'autres logiciels Google, tels que Gmail et Google Drive. Il est également compatible avec un large éventail de formats de fichiers. Cependant, il peut manquer certaines des fonctionnalités avancées offertes par Microsoft Office, et la version gratuite de G Suite a des limites en termes d'espace de stockage.

OpenOffice 

OpenOffice est un logiciel de bureautique open source qui offre des fonctionnalités de base pour la création de documents, telles que le traitement de texte (writer), le tableur (calc) et la présentation (impress). Il est gratuit et peut être utilisé sur plusieurs plates-formes. Cependant, OpenOffice peut être limité pour les utilisateurs avancés qui ont besoin de fonctionnalités plus avancées pour des projets complexes.

Comment choisir le bon outil ou logiciel de bureautique pour votre entreprise 

Pour choisir le bon logiciel de bureautique pour votre entreprise, il est important de considérer les besoins spécifiques de votre entreprise et de vos employés. Voici quelques facteurs à prendre en compte lors du choix d'un logiciel de bureautique :

• Fonctionnalités : Vérifiez les fonctionnalités offertes par le logiciel. Assurez-vous que le logiciel inclut les fonctions dont vous avez besoin pour vos tâches bureautiques, telles que la création de documents, la gestion de feuilles de calcul et la présentation.

• Compatibilité : Assurez-vous que le logiciel est compatible avec les autres logiciels et formats de fichier que vous utilisez régulièrement. Vous devez être en mesure d'importer et d'exporter des fichiers sans perte de données.

• Coût : Comparez le coût du logiciel avec d'autres solutions similaires. Assurez-vous que le coût est justifié par rapport aux fonctionnalités offertes et à l'utilité du logiciel pour votre entreprise.

• Facilité d'utilisation : Vérifiez la facilité d'utilisation du logiciel. Il doit être convivial et facile à apprendre pour les membres de votre équipe  et ce quelque soit le niveau des utilisateurs : débutant, intermediaire, expert, ou Formateur.

• Support technique : Assurez-vous que le logiciel est accompagné d'un support technique fiable. Vous devez être en mesure d'obtenir de l'aide si vous rencontrez des problèmes techniques ou si vous avez des questions sur l'utilisation du logiciel.

• Sécurité : Assurez-vous que le logiciel est sécurisé et qu'il dispose des fonctionnalités nécessaires pour protéger vos données sensibles.

• Mises à jour : Vérifiez la fréquence des mises à jour du logiciel. Il doit être mis à jour régulièrement pour garantir la sécurité et la stabilité du logiciel.

• Personnalisation : Assurez-vous que le logiciel peut être personnalisé pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. Il doit être flexible pour s'adapter à vos processus de travail uniques.

• Protection des Données : l'ensemble des suites de bureautiques répond aujourd'hui aux attentes des autorités en matière de de Cybersécurité mais aussi de Protections des données (DPO) en lien avec la réglementation RGPD.