Formation secrétaire assisatante Bureautique, gestion, assistante commerciale, communication
- Formation autour de 3 composantes :
- Communication, Réactionnel, Bureautique,
- Durée : 175 heures - Stage optionnel 140 heures
- Prochaine session : nous consulter
- Pré-requis : Capacité rédactionnelle / Informatique / Organisation
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La secrétaire assistante joue un rôle clé dans l'entreprise : elle est son visage lorsqu’elle accueille des visiteurs, sa voix lorsqu’elle répond au téléphone, et bien souvent sa plume pour les mails et les courriers. Beaucoup d’informations et de demandes passent par elle, depuis la gestion des agendas jusqu’à l’organisation de réunions ou de séminaires.
Si on en parle plutôt au féminin, c’est que ce poste est très majoritairement occupé par des femmes. Le métier de secrétaire (on dit généralement « assistante » pour un poste plus technique ou spécialisé), a bien changé. Moins nombreuses et mieux formées, elles doivent faire preuve d’organisation, d’autonomie et d’un excellent relationnel. Car le premier reflet de leur entreprise, ce sont elles.
Une secrétaire peut être polyvalente, spécialisée (secrétaire médicale, secrétaire comptable, assistante juridique) ou encore travailler en binôme avec un manager :
on parle alors d’assistante de direction. Elle travaille dans tous types d’entreprises : privées, publiques ou même associatives.
Dans les petites entreprises, elle doit souvent répondre à toutes les demandes, celles des clients comme des autres salariés, et organiser les commandes de fournitures. Plus l’entreprise est importante, plus ses missions se spécialisent. Par exemple, l’assistante décharge son responsable des aspects administratifs et organise ses rendez-vous, la secrétaire commerciale prospecte et soutient la force de vente, la secrétaire comptable participe à l’élaboration des fiches de paie…
PROGRAMME
- Module 1 : Logiciels Techniques du secrétariat
- Module 2 : Techniques métier du secrétariat
Programme détaillé
MODULE 1 : Techniques métier du secrétariat (70 heures)
Techniques de secrétariat (14 heures)
- Organiser et gérer des évènements
- Préparer et organiser des réunions
- Préparer et organiser des événements spécifiques
- Préparer et organiser des déplacements
- Découvrir la prise de notes rapide
- Organiser le travail administratif
- Traiter les courriers
- Organiser un classement et un archivage efficace
Communication orale : s’exprimer efficacement (7 heures)
- Définition de la Communication
- Connaître le cadre de la communication
- Les différentes formes de communication
- La communication Verbale
- La communication Non Verbale
- Communiquer c’est Ecouter
- Les atouts pour une meilleure communication
Communication orale : renforcer l’efficacité d’un bon accueil (7 heures)
- Connaître le cadre de la communication orale
- La communication Verbale
- La communication Non Verbale
- Optimiser la relation avec « le client »
- Optimiser l’accueil
- Optimiser l’accueil téléphonique
Concevoir et rédiger des courriers professionnels (14 heures)
- Concevoir et rédiger des courriers professionnels
- Préparer le texte
- Repérer le message essentiel
- Habiller l'information
- La communication interne
- La communication externe
- Mettre en valeur les documents
MODULE 2 : Logiciels Techniques du secrétariat (70 heures)
WORD (35 heures)
- Présentation de Word
- Mise en forme d’un document
- Mise en page et Impression d’un document
- Modification d’un document
- Insertion automatique, En-tête et Pied de page
- Créer des Tableaux
- Images et mise en page
- Consignes Générales
- Les options de Word
- Les modèles et les formulaires
- Le publipostage
EXCEL (35 heures)
- Découverte du logiciel
- Gérer les cellules et les données
- Gestion des classeurs
- Mise en forme de la feuille de calcul
- Mise en page et impression des feuilles de calcul
- Création et modification de formules
- Création et modification d’objets graphiques
POWERPOINT (21heures)
- Lancement, présentation, assistants
- Le menu affichage
- Création de sa première vue (mode diapositives)
- Trier ses diapositives (mode trieuse de diapositives)
- Le mode plan
- Les insertions
- La mise en page
- Créer une présentation interactive
- Créer une présentation à emporter
OUTLOOK (14 heures)
- Fonctions d'Outlook et de son interface
- La messagerie électronique
- Les contacts et le carnet d’adresse
- La liste d'adresses globale
- Le calendrier
- Les tâches
- Le journal
- Les notes
- La personnalisation d'Outlook
Stage d’application en entreprise 4 semaines
Avez-vous les pré-requis ?
- Une bonne présentation,
- Une élocution parfaite,
- Des compétences en rédaction.
- Être aimable, organisée et méthodique,
- Avoir le sens des contacts et un esprit de synthèse
- Maîtriser l'anglais.est un plus
Les fonctions
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Selon le service où elle travaille, ses compétences varient. Cependant, des activités communes aux secrétaires sont :
- la saisie sur ordinateur,
- le classement des dossiers,
- les contacts téléphoniques,
- les prises de rendez-vous...
Pour cela, une secrétaire doit maîtriser les logiciels de traitement de texte et les tableurs, l’utilisation de la télécopie et d’Internet. Elle se charge bien souvent, dans les petites structures, de l’accueil des personnes, de la frappe du courrier, de l’organisation des réunions ou de la tenue de l’agenda de son supérieur.
Objectifs opérationnels
"de la secrétaire a l’assistante"
Face aux évolutions substantielles de leur travail, engendrées notamment par le développement des nouvelles technologies de la communication et de l’information, les secrétaires ont fait preuve de capacités d’adaptation qui les ont amenées à prendre davantage d’initiatives et à se rapprocher des spécialités de l’entreprise pour devenir de véritables « assistantes ».