Tertiaire A1 Secretaire Assistante
Titre professionnel Niveau IV - Bac
Secretaire Assistante
Durée : 400 heures + stage en entreprise
Date : Rentrée : Mars et Octobre
Pré-requis : niveau infra-bac accepté
Objectif : Acquisition des techniques et compétences en secrétariat
se professionnaliser - Acquérir un diplôme - se diriger vers un emploi.
Programme synthétique :
MODULE 1 : Logiciels Techniques du secrétariat
- WORD 2013/2016
- EXCEL 2013/2016
- POWERPOINT 2013/2016
- Windows et informatique
MODULE 2 : Techniques métier du secrétariat
- Techniques de secrétariat
- Communication orale : s’exprimer efficacement
- Concevoir et rédiger des courriers professionnels
MODULE 3 : L’anglais d’entreprise
MODULE 4 : Techniques de la Comptabilité et de la Paye
- Techniques de paie
- Logiciels Ciel/EBP comptabilité
- Logiciels Ciel/EBP PAYE
MODULE 5 : Techniques de l’Administration des Ventes
- Logiciels Ciel/EBP Gestion commerciale
MODULE 6 : Maîtrise de la Pao et du web pour la Communication d’Entreprise
- Logiciel PHOTOSHOP
- Logiciel ILLUSTRATOR
- Logiciel INDESIGN
- Mise à jour d'un site web
Compléments d'informations
MODULE 1 : Logiciels Techniques du secrétariat (70 heures)
WORD 2010 (28 heures)
Présentation de Word
- Le positionnement
- L’écran
- Ouvrir, enregistrer, quitter
- Personnaliser la barre Accès rapide
- Personnaliser sa fenêtre
Mise en forme d’un document
- Saisir et se déplacer
- Sélectionner
- Mettre en forme un document
Mise en page et Impression d’un document
- Mise en Page
- L’orientation de la page
- L’aperçu avant impression
- L’impression d’un document
Modification d’un document
- Supprimer, Déplacer, Copier
- Rechercher / Remplacer
- Vérification orthographique et grammaticale
Insertion automatique, En-tête et Pied de page
- Insertion automatique (version 2010)
- En-tête & Pied de page
Créer des Tableaux
- Créer un tableau
- Saisir et sélection dans un tableau
- Mise en forme et calcul simple
Images et mise en page
- Insérer c’est créer un visuel
- Insérer une image, utilisation de l’outil Image
- Insérer une forme, utilisation de l’outil Dessin
- Insérer un Word Art, utilisation de l’outil Dessin
- Déplacer, modifier et mettre en page
Consignes Générales
- Les règles de mise en page d’un document
- Les caractères spéciaux, les accents
Les options de Word 2010
- Le ruban (onglets, groupes et commandes)
- Personnalisation du ruban et de la barre d'accès rapide
- Raccourci clavier et touches fonction rapides
Les modèles et les formulaires
- Création et utilisation d’un modèle
- Utilisation de champs ("Remplir", "Date"...)
- Les thèmes de documents
- Enregistrement d’un modèle
- Ouverture et modification d'un modèle
- Création d'un formulaire
- Insertion des champs
- Protéger un formulaire
Le publipostage
- Document principal (lettre, enveloppe, étiquette…)
- Source de données (Word, Excel)
- Insertion des champs de fusion
- Les filtres et requêtes
EXCEL 2010 (28 heures
Découverte du logiciel
- Notions de base et utilisation de l’aide
- Présentation de l’écran et des barres d’outils standard
Gérer les cellules et les données
- Insérer, supprimer et déplacer les cellules, lignes et colonnes
- Saisir et modifier les données des cellules : texte, nombre et formules
- Sélection de cellules ou de plage de cellules
- Vérifier l’orthographe
- Gérer les séries
- Rechercher et remplacer des données et formats de cellules
Gestion des classeurs
- Gérer les fichiers et dossiers
- Créer un classeur à partir d’un modèle
- Enregistrer les classeurs sous différents format
- Insérer, copier et supprimer des feuilles de calcul
- Modifier le nom et la position d’une feuille de calcul
Mise en forme de la feuille de calcul
- Appliquer et modifier les formats de cellules (nombre, monétaire, date, heure, pourcentage, police, bordure, motifs…)
- Mise en forme automatique
- Aligner le contenu des cellules
- Modifier les lignes et les colonnes
- Utiliser la mise en forme automatique pour formater la feuille de calcul
- Figer les volets et fractionner les feuilles
- Verrouiller les cellules, masquer les formules, protéger la feuille et le classeur
Mise en page et impression des feuilles de calcul
- Modifier les options de mise ne page des feuilles (marges, orientation, réduction, paramètres d’impression)
- Définir les sauts de page et leur enchainement
- Définir les en-têtes et pieds de page
- Pré-visualiser et imprimer les feuilles de classeurs
- Répéter automatiquement les en-têtes de lignes / de colonne à l’impression
Création et modification de formules
- Créer et modifier les formules
- Addition, soustraction, multiplication, division, calcul de pourcentage
- Fonction de base (Somme(), Moyenne(), Min(), Max(), Nb())
- Utiliser les références relatives et absolues, zones nommées
Création et modification d’objets graphiques
- Créer, modifier (types de graphiques, données sources, options de graphique, emplacement)
- Imprimer les graphiques
- Créer, modifier et positionner les objets graphiques (format, échelle, valeur limites)
POWERPOINT 2010 (14 heures)
Lancement, présentation, assistants
- L’écran PowerPoint
- Les assistants
- Lancement d’une présentation existante
- Les différents modes d’affichage
Le menu affichage
- Les barres outils
- Les règles, les repères
- Le zoom
Création de sa première vue (mode diapositives)
- Composer à partir d’un modèle
- Choisir un type de diapositive
- Modifier, l’arrière-plan, le titre
- La barre outils dessin, les formes automatiques
Trier ses diapositives (mode trieuse de diapositives)
- Les barres outils, les transitions, les compilations
- Masquer une diapositive, Minuter, Copier/coller, Couper/coller, Suppression
Le mode plan
- Utilisation, Insérer des diapositives
- Appliquer un modèle, affichage sélectif, les sélections
- Insérer des commentaires (Mode page de commentaires)
Les insertions
- Date, Heure, N° page, Images, Images bibliothèque
- Graphiques, feuilles Excel, organigrammes, objet
La mise en page
- Aperçu avant impression
- Impression
Créer une présentation interactive
- Définir l'enchaînement des diapositives
- Effet de transition d'une diapositive à l'autre
- Effet d'animation sur les textes et les objets
- Créer des boutons d'action
- Insérer des liens hypertextes
- Optimiser transitions et animations
- Définir des effets d'ouverture de déplacement d'un objet sur une trajectoire
- Sonoriser une présentation, insérer une vidéo
- Concevoir une borne interactive
Créer une présentation à emporter
- Sur portable, sur CD-Rom, par mail, pour le web
MODULE 2 : Techniques métier du secrétariat (42 heures)
Techniques de secrétariat (14 heures)
Organiser et gérer des évènements
- Les différents types d’événements
- L’anticipation la clef de la réussite
Préparer et organiser des réunions
- Organiser en amont la réunion (établir les convocations, préparer les dossiers, réserver une salle…)
- Créer et utiliser des outils de suivi simples
- Gérer la logistique pendant la réunion
- Gérer l’après réunion
Préparer et organiser des événements spécifiques
- Les outils de communication des événements spécifiques
- Planifier les tâches
- Organiser
Préparer et organiser des déplacements
- Rechercher les meilleures organisations
- Gérer les réservations (hôtel, voiture, billet d’avion…)
- Préparer les dossiers de déplacement
Découvrir la prise de notes rapide
- Les méthodes : Linéaire, Structurée, Arborescente.
- Bien se préparer à la prise de note
- Organiser sa page
- Utiliser des abréviations
Organiser le travail administratif
- La définition du poste administratif
- Le poste de travail
- Les outils du poste de travail
Traiter les courriers
- Organiser la répartition des courriers
- Gérer et organiser les priorités des courriers
Organiser un classement et un archivage efficace
- Les différents modes de classement et d’archivage
- Les différents outils pour le classement et l’archivage
- L’organisation et l’efficacité de son classement
- Les notions légales de l’archivage
Communication orale : s’exprimer efficacement (7 heures)
Définition de la Communication
- Communiquer ? Pour quoi faire ?
Connaître le cadre de la communication
- La singularité
- Les éléments de la communication
- Etude du schéma de communication
Les différentes formes de communication
- Communication Verbale
- Communication non Verbale
La communication Verbale
- Le langage en pratique
La communication Non Verbale
- Le savoir-être
- Les différents comportements à adopter
- Définitions du Savoir Etre
Les Postures
- Les Gestes
- Le Regard et le Visage
- La voix
- La répétition
Communiquer c’est Ecouter
Les atouts pour une meilleure communication
Communication orale : renforcer l’efficacité d’un bon accueil (7 heures)
Connaître le cadre de la communication orale
- L’Emetteur, le Récepteur, le Message, le Canal
- Utiliser le langage verbal et non verbal
La communication Verbale
- Le langage en pratique
La communication Non Verbale
- Le savoir-être
- Les différents comportements à adopter
- Définitions du Savoir Etre
- Les Postures
- Les Gestes
- Regard et Visage
- La voix
- La répétition
Optimiser la relation avec « le client »
- Etablir le contact
- Adapter le message
- Maîtriser son argumentaire
Optimiser l’accueil
- La posture de l’accueillant
- Savoir accueillir
- Se présenter
- Saluer
- Savoir se retirer
- Gérer l’information
Optimiser l’accueil téléphonique
- La posture de l’accueillant au téléphone
- Savoir accueillir
- Se présenter, saluer
- Savoir se retirer
- Gérer la conversation
Concevoir et rédiger des courriers professionnels (14 heures)
Concevoir et rédiger des courriers professionnels
- Cibler son lecteur
- Le processus et les niveaux de lecture
- Les différents centres d'intérêt
Préparer le texte
- Définir les informations incontournables, préparer sa copie
- Améliorer la qualité des textes, éliminer les redondances
- Simplifier le vocabulaire, structurer des phrases
- Raccourcir un texte sans le dénaturer
Repérer le message essentiel
- Mettre en valeur
- Restructurer
- Réécrire
Habiller l'information
- Apprendre à rédiger titres, chapeaux, intertitres et légendes,
- Les différents habillages selon les genres
La communication interne
- La note interne
- Le compte rendu
- Le rapport
La communication externe
- Connaître les documents externes (communiqué, circulaire, formulaire…)
- Correspondre avec les partenaires de l'entreprise, établir des relances
Mettre en valeur les documents
- Préparer un document lisible, agréable
- Equilibrer sa page
- Insérer une image, un logo, un tableau, un graphique, un Word Art, un Smart Art et mettre en page
MODULE 3 : L’anglais d’entreprise (56 heures)
L’accueil téléphonique (21 heures)
- Acquérir de l'aisance au téléphone en langue anglaise
- Intégrer les formules de base du téléphone
- Savoir gérer un appel
- Passer ou vérifier une commande
- Régler un litige (délais de paiement, livraison...)
- Gérer des rendez-vous
Techniques de rédaction (21 heures)
- Présenter ses écrits "à l'anglaise" : format, références, présentation, abréviations courantes, dates et chiffres, formules de politesse, mots de liaison, structures idiomatiques
- Rédiger courriers, fax et e-mail
- Rédiger pour être lu
- Prendre des notes lors de réunions
L’accueil physique (14 heures)
- Les cinq premières minutes
- Les formules de politesse relatives à l'accueil d'un visiteur
- Savoir se présenter, présenter sa société, son activité, introduire une tierce personne auprès de son interlocuteur
Techniques, phrases et situations types, transitions
Faire patienter, diriger et renseigner un visiteur ou un client
MODULE 4 : Techniques de la Comptabilité et de la Paye (70 heures)
Comptabilité générale (21 heures)
Positionner la comptabilité générale
- Le système d'information comptable.
- La réglementation comptable applicable : Code de commerce, PCG.
Découvrir le bilan
- Du patrimoine au bilan de l'entreprise.
- Les postes de l'actif et du passif.
- L'équilibre : emplois/ressources.
- Les mouvements dans le bilan de l'entreprise.
Décrire l'activité de l'entreprise : le compte de résultat
- La notion de période.
- Définir le lien entre le bilan et le compte de résultat.
- Distinguer les différentes natures de charges et produits.
Utiliser le plan comptable
- Le plan comptable : structure et organisation.
- Les règles de la codification comptable.
- Démarche de recherche de l'imputation comptable.
- La notion de débit et de crédit.
Comptabiliser des écritures
- La démarche d'enregistrement des écritures.
- S'entraîner à la comptabilisation des écritures comptables.
- Pratiquer les principaux schémas d'écritures courantes.
Se repérer dans l'organisation comptable
- Les imputations comptables.
- Le classement des pièces comptables.
- Les contrôles de cohérence entre les différents états comptables.
- L'organisation de la comptabilité auxiliaire.
Réaliser un cas complet d'entreprise
- Enregistrer des opérations dans les journaux.
- Construire le grand-livre.
- Justifier les comptes : lettrage et rapprochement.
- Élaborer la balance des comptes avant inventaire.
- Établir la balance après inventaire.
- Construire le bilan et le compte de résultat.
Techniques de paie (21 heures)
Comprendre les grands principes de la rémunération
- Comprendre l'environnement légal et les enjeux de la paie
- Les grands concepts et les différents acteurs
- Les grandes tendances : e-déclaration et e-paiements
Présentation et structure du bulletin de paie
- Quelles sont les mentions obligatoires à faire figurer et celles interdites
- Intégrer les différences entre l'approche juridique et l'approche informatique
- Connaître les différents modes de rémunération : mensualisation du salaire, SMIC et minimum conventionnel
- Identifier toutes les composantes du salaire brut
L'incidence du temps de travail sur la rémunération brute
- Distinguer durée légale et durée conventionnelle
- Comment calculer les incidences des heures supplémentaires : répartitions, quota et majorations
- Le travail à temps partiel et les heures complémentaires
- Quelles seraient les incidences d'une renégociation des 35 heures suite à la loi du 20 août 2008
Les congés payés
- Comment calculer le droit à congés payés pour un CDD et un CDI
- Le congé principal et la 5ème semaine
- Le versement de l'indemnité (loi du maintien et du 10ème)
Les absences et la maladie
- Le calcul des retenues pour absence
- Les indemnités journalières, l'indemnité légale et conventionnelle
- Les cas de maladie, accident du travail ou maternité
- Comment intégrer un changement de statut en cours d'année(passage non-cadre à cadre)
Les autres éléments qui influencent le salaire net
- Les autres retenues sur salaire
- Comprendre le fonctionnement des frais de déplacement professionnel
- Savoir calculer le montant des avantages en nature
Introduction au calcul des cotisations sociales obligatoires
- Quelles sont les sommes soumises à cotisations
- Les tranches et assiette de cotisation, la notion de plafond
- Les cotisations Urssaf et Assedic
- Les cotisations de retraite complémentaire
Comment comptabiliser les frais professionnels et les avantages en nature
- Maîtriser les réglementations fiscales et sociales applicables aux remboursements des frais professionnels
- Quelles indemnités sont soumises à cotisations et à déclaration
- Nourriture, hébergement, véhicule de fonction : comment comptabiliser ces avantages en nature
Gérer la fin de contrat et calculer la dernière paie
- Les différentes formes de rupture du contrat
- Les indemnités pour licenciement
- Les indemnités de départ et de mise à la retraite
- Les documents liés à la rupture
Logiciels Ciel/EBP comptabilité (14 heures)
Organisation et mise en place de la comptabilité
- Principe des écritures générales
- Le bilan /résultat (étapes à respecter pour son établissement et analyse)
Organigramme d'utilisation
- Schéma d'utilisation
- Mode de fonctionnement
- Rappels
Société
- Créer et paramétrer la société
Bases Comptables
- Les Bases comptables
Les Saisies
- Ecritures comptables
- Saisie standard
- Génération de modèle
- Abonnement
- Saisies guidées Saisies en devises
- Saisies à effectuer
Traitements - Editions – Utilitaires
- Les Traitements
- Les Editions
Les Utilitaires Traitements - Editions – Utilitaires
- Rapprochement bancaire
- TVA
- Lettrage
- Réimputation de compte
L’analytique
- Mise en place d’une comptabilité analytique
- Sauvegardes
Mise en place d’une politique de sauvegarde
Logiciels Ciel/EBP PAYE (14 heures)
- Créer, ouvrir, modifier, supprimer un dossier
- Sauvegarder, restaurer un dossier
- Créer les listes des banques et des conventions collectives
- Modifier, supprimer et imprimer la liste des cotisations
- Modifier, supprimer et imprimer la liste des profils
- Créer, modifier et imprimer la liste des salariés
- Introduire les salaires de base des salariés
- Créer un bulletin de paye
- Insérer de nouvelles rubriques dans un bulletin de paye
- Modifier un bulletin de paye
- Calculer le salaire de base à partir du salaire net
- Imprimer un bulletin de paye
- Valider un bulletin de paye
- Imprimer l'ordre de virement
- Imprimer le livre de paye
- Imprimer les retenues par caisse
- Etablir la DADS
- Le planning des vacances
- Le récapitulatif des réductions sur les bas salaires
- Transférer les ordres de virement
- Transférer l'écriture de paye en comptabilité
- Sauvegarder un dossier
- Analyser les données de paye
- Les graphiques
- Informatiser la paye
- Gérer les bulletins de paye
- Traitements et éditions mensuels/trimestriels
- Traitements et édition annuelles
- La dernière paye de l'année
- Régularisation des planchers et plafonds
- Le treizième mois
- Les états de fin d'année
- L'état de provisions pour congés payés
- Sauvegarde de l'exercice
MODULE 5 : Techniques de l’Administration des Ventes (42 heures)
La mission de l'assistante commerciale au Service ADV
- La place de l'ADV dans la Supply Chain.
- Resituer son rôle clé d'interface dans l'organisation commerciale.
- Optimiser la relation avec la clientèle : attentes des clients, motifs de satisfaction.
- Contribuer à la fidélisation des clients et au chiffre d'affaires.
Conseiller les clients et vendre par téléphone
- Créer le contact.
- Questionner pour détecter les besoins du client.
- Argumenter pour conseiller et convaincre.
- Répondre aux objections.
- Conclure ses entretiens en engageant le client.
- Cas pratiques : vente de substitution, vente additionnelle.
Fidéliser les clients : suivi des commandes, traitement des situations délicates et des litiges
- Anticiper et proposer des solutions alternatives.
- Proposer un compromis équitable pour l'entreprise et ses clients, se montrer diplomate.
- Désamorcer les situations de tension.
- Prendre des initiatives.
- Gérer les litiges :
- désaccord sur la fourniture ;
- modification de la commande ;
- retard de livraison ;
- relance d'impayé.
Optimiser son temps au service du client, mieux fonctionner en binôme avec le commercial terrain
- La répartition des rôles avec le commercial terrain.
- Déterminer l'importance des demandes.
- Arbitrer et hiérarchiser en fonction de la priorité client.
- S'organiser pour respecter les délais.
Logiciels Ciel/EBP Gestion commerciale (14 heures)
Créer et paramétrer la société
- Saisie des tables
Saisie des familles d’articles
Saisie des articles
Saisie des représentants
Saisie des Clients
Optimiser l’utilisation du logiciel
- Créer, effacer, filtrer, trier les fiches
- Transférer un devis en facture
- Devis
- Commandes
- Bons de livraison
- Factures
- Avoirs / Règlements, suivre les impayés,...
Les outils de personnalisation
- Création et personnalisation de vos documents
- Personnalisation de votre fichier à vos spécificités
Optimiser vos actions commerciales
- Mailing, faxing, e-mailing
- Statistiques
- Gestion de la relation clients
- Courriers clients
- Gérer vos stocks
Envoyer les écritures en comptabilité
Sauvegardes
Mise en place d’une politique de sauvegarde