Bilan revue qualité 2018-20190

Introduction

Par Alexis AZIZA, Directeur de l'Enseignement d'AP Formation.

Rappel du rôle du conseil de perfectionnement

A l’occasion de son conseil de perfectionnement, AP Formation présente les résultats de l’année écoulée ainsi que les évènements marquants et ses projets de développement pour 2016-2017.

En 2016/2017 nous retiendrons :

 > Locaux

La rentrée d’octobre 2016 a été particulièrement difficile cette année, à cause principalement des problèmes de gestion des salles (planning) et de la prise en charge de la gestion des nouveaux intranet pas encore complètement fonctionnels que nous imposent les institutions. Il faut dire que les parcours de nos formations se sont complexifiés, nous avons dû répondre aux demandes de stages supplémentaires dans le cadre du plan des 500 000 suivant un calendrier très court. Ceci sans compter les circuits de recrutement qui se sont transformés nous donnant plus de difficultés pour sélectionner nos stagiaires.

> Personnels

Etant donné le sous-encadrement des personnels administratifs, l’équipe a fonctionné en flux tendu pendant 3 à 4 mois. Cette situation a exacerbé les difficultés de la rentrée, nous avons réagit au plus vite en recrutant un directeur, une assistante formation et nous nous sommes fait aider par une société de conseil extérieure.

> Pédagogie

La question de l’allègement des examens a été engagée afin de diminuer le stress systématiquement des apprenants. Ainsi un contrôle continu module par module permettra à chacun de s’évaluer et un examen de 2 jours suivi d’un oral sera désormais réalisé.

> Stagiaires

Les problèmes de discipline sont évoqués. Sont abordés la question de l’interdiction de consulter certains sites sur nos ordinateurs et sur les téléphones portables en cours.

> Organisation des pauses déjeunées

La salle de pause à l’heure de pointe ne permet pas de proposer une place assise pour chaque stagiaire. Ainsi nous avons décalé les horaires de 12H à 13 h pour une partie du centre et de 13h à 14 h pour l’autre partie afin de fluidifier la salle de pause.

> Promotion

On établit le constat que les formations de AP Formation sont de mieux en mieux promues, grâce notamment au travail du service commercial et de la communication : participations aux salons, Job dating, évènements, ….

> Audit Qualité

Les effets bénéfiques du processus qualité sur la gestion des formations sont présents : meilleure connaissance des cursus, anticipation, ….

Notre démarche consiste pour 2017 à mettre en place :

1) La mise en place d’une certification cisco :

Nos formateurs sont en phase de certification sur deux niveaux afin de pouvoir remanier le programme de gestionnaire systèmes et réseaux et développer un module sur Cisco.

2) Renouvellement de la labellisation grande école du numérique

La formation de développeur web reste éligible à la grande école du numérique et la labellisation est étendue au programme d’infographiste multimédia.

3) Mise en place d’une pédagogie inversée

En phase de R&D notamment dans le domaine du web, nous expérimentons une formule de formation ou le stagiaire travaille seul ses cours et en centre il est en phase plutôt de training.

4) Refonte de certains programmes sur 700 heures avec 450 h de stage en entreprise

Le cursus d’infographiste multimédia et de concepteur est revu pour certains financeurs.

5) Mieux formaliser notre communication

Nous allons appuyer notre communication pour être un peu moins google dépendant et aller de façon plus appuyée sur les réseaux sociaux.

Les membres du conseil de perfectionnement :

REVUE QUALITE

Analyse des indicateurs qualité et réalisation de la politique qualité: 

Il est à noter une variation des indicateurs par rapport à l’année passée, notamment sur l’évaluation de fin de formation ou il y a eu quelques oublis.

Cela est principalement dû à un changement au niveau du secrétariat qui a causé quelques perturbations de suivi strict des procédures, nous attendons un retour à la normale pour le second semestre 2016.

Mais de manière générale les procédures continuent à êtres appliquées.
 

 Assurer un taux de satisfaction client de 75 % : Résultat des satisfaits et très satisfaits : 93 % ce qui relève le niveau de maturité de l’enseignement et des processus. De plus le fort taux de retour à l’emploi contribue au niveau de satisfaction général. L’analyse des indicateurs montre que les objectifs de la politique qualité ont été atteints en 2016-2017.

*On notera une légère baisse du taux de réussite par rapport à l’année passée

Dans une logique de prospective et d’amélioration globale il convient de consulter le plan d’amélioration qualité.

PERSPECTIVES 2017-2018

Notre mission principale est recentrée sur l’enseignement des métiers du numérique et donc de concevoir, réaliser et assurer des formations débouchant sur des titres RNCP afin de qualifier les apprenants.

Nos objectifs stratégiques :

• Poursuivre activement la contribution au développement d’AP Formation de Toulouse :
• Développement de l’innovation pédagogique : approche compétence,/e-learning / pédagogie inversée (en test)
• Travailler sur la diversification des recrutements stagiaires et celle des enseignants-
• Pérenniser et développer l’école par l’adéquation entre les attentes des stagiaires et les besoins du monde socio-économique. (réalisation d’enquêtes / rencontres métiers).
• Augmenter la satisfaction des apprenants
• Consolider toujours plus l’engagement et l’épanouissement du personnel dans une logique d’amélioration et de progrès.
• Développer notre image auprès des stagiaires pour maintenir la qualité de recrutement,
• Assurer l’efficacité de notre fonctionnement interne

Quelles sont les actions à engager

Sur les produits :

• L’école continue sa réflexion sur la mise en place d’une structuration d’une filière dans le domaine du développement web.
• La réflexion est à l’étude sur l’enseignement connexe de l’anglais dans les différents cursus, tout comme les techniques de recherche d’emploi qui pourront êtres présentées le vendredi dans le cadre d’une consultation libre des stagiaires.

Sur les méthodes :

• L’assistante pédagogique participe de plus en plus à une sensibilisation à la recherche de stage en entreprise. En effet, de plus en plus de stagiaires trouvent des missions avec des freelances ou des startups n’ayant pas de lieux physiques pour les recevoir. Ceci peut poser problème pour certains financeurs qui n’acceptent pas de rémunérer le stagiaire s’il fait un stage chez lui dans la mesure où sa présence effective ne peut pas être contrôlée par l’entreprise. Un protocole de suivi a été élaboré cependant il est souhaitable que les stagiaires soit encadrés dans l’entreprise le plus possible et signent des conventions de stage avec des entreprises ayant une véritable possibilité de les accueillir dans leur enceinte.

Sur les compétences et responsabilités  et commerciales :

• Une nouvelle dynamique sur les réseaux sociaux est mise en place, des actions vers le public est en cours.
• Notre service d’accueil remplit sa mission et s’est amélioré dans la chaîne d’inscription. Cependant des nouveaux intranets sont prévus, nous anticiperons leurs utilisations sans garantir une opérationnalité immédiate.
• Pour répondre à la demande, la procédure e-candidat sera progressivement mise en place en 2017 sur les dossiers d’inscription. Une aide à la création du compte CPF est proposée.
• Les relations commerciales fonctionnent correctement, l’objectif est d’augmenter le nombre de nos réunions le mardi avec la participation active de l’assistante commerciale Mélanie Soulay.

Sur l’organisation

• Service Informatique est assuré par Sébastien Souloumiac sa mission au sein de l’école, s’est accentuée cette année. Il manque à consolider la connexion internet via un nouvel abonnement ou le changement de routeurs.

 Conclusion :

• Le système de management a été rendu plus efficace

Les formats de nos réunions du lundi sont allégées. Elles sont divisées en 3 parties de manière à ne piloter que le personnel concerné par sa mission uniquement. Il y a donc une réunion générale, une réunion pédagogique et une réunion commerciale.

• Le système est en amélioration permanente

La consultation des formateurs et des assistantes permet d’apporter une amélioration permanente du système de formation.

• Les ressources sont adaptées

1. Les ressources personnelles sont consolidées
2. Les ressources matérielles sont encore a améliorer
3. Les nouvelles ressources pédagogiques avec une r&d sont à explorer

• Améliorations divers à apporter

1. Homogénéiser les plannings de session (forme)
2. Le fichier contacts est opérationnel, nous souhaitons l’améliorer toujours plus pour
   garder une trace de tous les contacts entrants (mails, téléphones, réception physique)
   et pour établir nos statistiques.il est à noter certains dysfonctionnement dans la gestion de ce fichier entre juillet et septembre 2016
3. Oubli de saisie de certaine évaluation à chaud, prévoir la sensibilisation et le contrôle par le service administratif.
4. Envisager une journée de synthèse la veille ou l’avant-veille de l’oral afin de favoriser le retour d’expérience entre stagiaire et de les aider dans la préparation de l’oral.

 En synthèse

La recherche pour apporter un enseignement satisfaisant, au moindre coût dans les moindre délais et qui répond aux besoins des utilisateurs est aujourd’hui vital. Les internautes se renseignent de mieux en mieux, le bouche à oreille au travers des réseaux sociaux est une réalité qui permet de pérenniser le centre de formation.

Une nouvelle fiche d’entretien pour les formations longues est opérationnelle, elle permet de faire le lien entre l’assistante commerciale qui rentrer le compte rendu de l’entretien dans la gestion commerciale et le responsable pédagogique qui a mené le rendez-vous avec le stagiaire.